Comment mettre en œuvre des nouvelles fonctions supports dans votre cabinet ?

Contexte

Fonctions supports du cabinet comptable, explications

La mission des fonctions supports est de soutenir le fonctionnement du cabinet, veiller au respect des projets et des moyens mis en œuvre, accompagner les managers et les équipes opérationnelles dans la mise en place des décisions au quotidien. Également appelées parfois “back office”, ces fonctions stratégiques permettent de rester compétitif, de gagner en efficacité, et de rendre concrets les projets et les transformations dans un temps plus limité et mesurable.

La mise en place de fonctions supports dans une entreprise est essentielle pour assurer un fonctionnement harmonieux, efficace et durable. Ces fonctions, souvent regroupées au sein des départements administratifs, logistiques, financiers, et des ressources humaines, fournissent un soutien vital aux opérations quotidiennes. La première étape consiste à définir clairement les besoins de l’entreprise en matière de support. Cela implique d’analyser les processus opérationnels existants, d’identifier les domaines où des améliorations peuvent être apportées et de déterminer les compétences nécessaires pour garantir le bon déroulement de ces processus.

Une fois les besoins identifiés, la création de fonctions supports implique souvent le recrutement de professionnels qualifiés. Ces experts, qu’ils soient comptables, spécialistes des ressources humaines ou informaticiens, apportent une expertise spécialisée qui renforce les capacités de l’entreprise dans ces domaines critiques. Le développement de descriptions de poste claires et la définition d’objectifs précis sont cruciaux pour assurer la performance de ces fonctions. En parallèle, il est important d’investir dans la formation continue pour garantir que les membres de l’équipe restent à jour avec les évolutions du secteur et les meilleures pratiques.

La communication joue également un rôle central dans la mise en place de fonctions supports. Les départements opérationnels et les fonctions supports doivent collaborer étroitement pour s’assurer que les besoins spécifiques de chaque service sont compris et pris en compte. Des réunions régulières et des canaux de communication clairs facilitent cette collaboration. Il est également crucial d’instaurer une culture d’entreprise qui valorise l’importance des fonctions supports et reconnaît leur contribution à la réussite globale de l’entreprise.

La technologie occupe une place de plus en plus prépondérante dans la mise en place de fonctions supports modernes. L’automatisation des tâches répétitives, l’utilisation de logiciels spécialisés et la mise en place de systèmes d’information intégrés contribuent à accroître l’efficacité opérationnelle. Cependant, il est impératif de garantir que ces technologies sont adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise et que le personnel est formé pour les utiliser efficacement.

Enfin, la mesure et l’évaluation régulières des performances des fonctions supports sont essentielles. Des indicateurs clés de performance (KPI) doivent être définis pour évaluer l’efficacité opérationnelle, la satisfaction des clients internes et la rentabilité. Ces données permettent d’apporter des ajustements en temps réel et de continuellement améliorer les processus et les services offerts par les fonctions supports.

Fonction support : définition

Fiche complémentaire : Comment intégrer de nouvelles fonctions dans votre cabinet ?

Bénéfice

Ces fonctions sont assurées par des responsables de méthodes, des RRH, des responsables de développement, des chargés de communication, mais aussi plus simplement par des assistants internes dans des rôles transversaux d’accueil, d’organisation, de communication et de gestion interne. Ils peuvent être assurés par des collaborateurs à condition de leur en donner clairement les objectifs et le temps, et par de nouveaux profils qui viendront enrichir votre organisation. Avec l’évolution des métiers et des cabinets, ces fonctions deviennent incontournables. Lequelles dévélopper en priorité ? A qui les confier ? Quels moyens et objectifs mettre en place ? Comment superviser l’efficacité des ces fonctions ?

Points de vigilance

• Faites la promotion de ces nouvelles fonctions
• Abandonnez l’idée du collaborateur “couteau suisse“
• Renforcez votre capacité à gérer les changements et les contraintes
• Donnez les moyens et pouvoirs utiles à ces nouveaux acteurs 
• Dégagez un bénéfice immédiat et pérenne de ces nouvelles fonctions

Pour aller plus loin :

• Me faire accompagner pour :
  • définir mes besoins 
  • détecter des collaborateurs, candidats à ces fonctions
  • établir des fiches de fonction et feuilles de route 
  • intégrer ces nouveaux rôles et superviser leur activté 
• Participer aux webinaires à distance et échangez à cette occasion avec mes pairs